1. Wie zijn wij?

De Wijze Eik is een school met 2 vestigingen, gevestigd in Eeklostraat 121 en Amand Casier de ter Bekenlaan 26, te 9030 Mariakerke. Verder in deze tekst wordt naar ons CLB verwezen met de persoonlijk voornaamwoorden ‘wij’ of ‘ons’. Wij maken deel uit van het GO! Onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap. Dit is een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid, opgericht bij decreet van 14 juli 1998. Het GO! is gevestigd in de Willebroekkaai 36 te 1000 Brussel en heeft ondernemingsnummer 0850.036.635. Verder in deze tekst wordt naar het GO! verwezen met de persoonlijk voornaamwoorden ‘wij’ of ‘ons’. Als u vragen hebt over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u contact opnemen met ons aanspreekpunt informatieveiligheid door uw vragen te mailen naar privacy@dewijzeeik.be

2. Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dat is dus niet beperkt tot de identificatoren als naam, voornaam, telefoonnummer en andere gegevens aan de hand waarvan men op unieke wijze kan geïdentificeerd worden, maar omvat ook alle informatie over geïdentificeerde of identificeerbare personen.

3. Wanneer verwerken we persoonsgegevens?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens als dat noodzakelijk is om de taken die ons zijn toebedeeld, te kunnen verrichten. Wij verwerken de gegevens in overeenstemming met de bepalingen van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en met de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens. Dit geldt ook voor de persoonsgegevens die we door derden laten verwerken.

4. Welke gegevens verwerken wij en waarom doen wij dat?

We verwerken uw persoonsgegevens voor onze taken van algemeen belang die zijn opgenomen in het Bijzonder decreet betreffende het gemeenschapsonderwijs van 14 juli 1998. In bepaalde gevallen legt de regelgeving de verwerking van persoonsgegevens rechtstreeks op. Een overzicht van alle onderwijsregelgeving vindt u terug op http://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/ Voor andere verwerkingen zullen wij om uw toestemming vragen, tenzij de verwerking noodzakelijk is om uitvoering te geven aan een overeenkomst die u met ons heeft afgesloten. Welke gegevens we verwerken is afhankelijk van de relatie die we met u hebben. In de meeste gevallen is dat de relatie leerling/onderwijsverstrekker of werkgever/werknemer. Concreet verwerken wij, afhankelijk van uw hoedanigheid mogelijk de volgende persoonsgegevens op basis van de volgende redenen :

U bent een leerling of diens ouder:

Wij hebben uw persoonsgegevens nodig om een leerlingenbestand aan te leggen ten behoeve van de organisatie van het onderwijs, het registreren van de studievooruitgang, bijhouden toets- en examenresultaten en deliberaties, het berekenen, factureren en innen van verschuldigde bedragen, communicatie met leerlingen en ouders en het behandelen van geschillen. Daarenboven hebben wij uw gegevens nodig voor het begeleiden van leerlingen in hun cognitieve fysieke en psychische ontwikkeling en bij hun beroepskeuze. Afhankelijk van de dienst bevatten deze dossiers identificatiegegevens, contactgegevens, financiële gegevens, leerloopbaangegevens, en/of medische gegevens.

U bent werknemer: Wij hebben uw persoonsgegevens nodig voor de administratie van salarissen, en vergoedingen, de toepassing van de sociale wetgeving, evaluatie en opvolging en de planning van opleiding en loopbaan.

Afhankelijk van de dienst bevatten deze dossiers identificatiegegevens, contactgegevens, financiële gegevens, loopbaangegevens, opleidingsgegevens en/of medische gegevens.

U bent sollicitant : wij hebben uw persoonsgegevens nodig voor aanwerving en selectie. Afhankelijk van de dienst bevatten deze dossiers identificatiegegevens, contactgegevens, financiële gegevens, loopbaangegevens, opleidingsgegevens en/of medische gegevens.

U bent (medewerker van een) leverancier : nodig voor de opvolging van het contract met uw werkgever, het voldoen aan de fiscale en sociale verplichtingen, behandelen arbeidsongevallen. Afhankelijk van de dienst bevatten deze dossiers identificatiegegevens, contactgegevens, financiële en fiscale gegevens, loopbaangegevens, opleidingsgegevens en/of medische gegevens.

U bent bestuurder: Wij hebben uw persoonsgegevens nodig voor de administratie van vergoedingen, de toepassing van de onderwijskundige en organieke regelgeving en opvolging en de planning van onze bestuursorganen. Afhankelijk van de dienst bevatten deze dossiers identificatiegegevens, contactgegevens, financiële gegevens, loopbaangegevens, opleidingsgegevens en/of medische gegevens.

U bevindt zich in een zakenrechtelijke relatie met het GO!: Wij hebben uw persoonsgegevens nodig in het kader van zakenrechtelijke, contractuele en notariële wetgeving. Afhankelijk van de dienst bevatten deze dossiers identificatiegegevens, contactgegevens en financiële gegevens.

U bent ingeschreven voor een studiedag of ander door ons georganiseerd evenement:

Wij hebben uw persoonsgegevens nodig voor de organisatie van het evenement waaraan u deelneemt. Afhankelijk van de dienst bevatten deze dossiers identificatiegegevens, contactgegevens en financiële gegevens.

U bent een bezoeker van onze websites : zie onze cookieverklaring

5. Hoe verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?

We kunnen gegevens rechtstreeks bij u opvragen in een formulier of in documenten die u bij een formulier moet voegen, bijvoorbeeld bij inschrijving van één van onze instellingen. Daarnaast vragen we gegevens op bij andere overheidsdiensten die er al over beschikken. We leven hierbij altijd de bepalingen na over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens, die in voorkomend geval op federaal of Vlaams niveau vastgelegd zijn.

6. Delen we uw persoonsgegevens mee aan anderen?

Voor bepaalde specifieke dienstverlening doen wij een beroep op derden, die in het kader van die dienstverlening bepaalde persoonsgegevens verwerken. Dit gebeurt steeds in het kader van een verwerkersovereenkomst waarin wij eisen dat zij uw persoonsgegevens verwerken op een wijze die strookt met de algemene verordening gegevensbescherming. Daarenboven zijn we soms wettelijk of decretaal verplicht om uw persoonsgegeven door te geven of hebben overheidsdiensten het recht om bij ons gegevens op te vragen. Zo worden decretaal bepaalde leerlingengegevens overgemaakt aan het Vlaams Agentschap voor onderwijsdiensten. Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Unie? Wij zorgen ervoor dat deze overdrachten stroken met de algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en met de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.

7. Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot uw persoonsgegevens te beperken. Wij hebben hiervoor een Informatiebeveiligingsbeleid. Zo zorgen wij ervoor dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de gegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

8. Wat zijn uw rechten?

U kunt zich te allen tijde op de volgende rechten beroepen:

recht op inzage : u mag vragen welke gegevens van jou verwerkt worden en wie er toegang toe heeft, waarom wij deze persoonsgegevens nodig hebben of gebruiken en hoe lang ze bewaard worden;
recht op verbetering: indien u fouten in uw gegevens vindt, mag u vragen om dit aan te passen. U kan ook aanvullingen toevoegen aan uw gegevens;
recht op gegevenswissing: u kan vragen dat gegevens, die niet (meer) noodzakelijk zijn permanent en volledig verwijderd worden;
recht op beperking van de verwerking: indien u bezwaar hebt (zie verder) tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen;
recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien u bepaalde gegevens wenst over te dragen naar een instelling, dan faciliteren wij dat (in de mate van het mogelijke);
recht om uw toestemming in te trekken: indien men u voor bepaalde verwerkingen de toestemming gevraagd heeft, kan u ten allen tijde kiezen om deze niet meer te verstrekken.

Als u de voorafgaande rechten wenst uit te oefenen, als u andere vragen heeft in verband met uw privacy, of als u het niet eens bent met de manier waarop we uw gegevens verwerken kan u hiervoor terecht op het e-mailadres privacy@dewijzeeik.be (school of scholengroep) of bij de centrale diensten van het gO8 op het e-mail adres dpo@g-o.be Indien bij dergelijke vraag twijfels kunnen bestaan over uw identiteit zullen wij u verzoeken om een identiteitsbewijs, zodat uw gegevens niet worden meegedeeld aan iemand die er geen recht op heeft. Daarnaast kunt u een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit, de Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens,

9. Wijzigings- en aanpassingsbeleid

We hebben het recht om het beleid te wijzigen en aan te passen. Wijzigingen en aanpassingen melden we altijd via de website.